Акт осмотра оборудования
Акт осмотра оборудования – документ, в котором описывается процесс обследования различного рода приборов, техники и фиксируется результат этой процедуры.
В каких случаях формируется документ
Чаще всего акт формируется работниками компаний в процессе осмотра оборудования, используемого в деятельности предприятия или приобретенного для последующей реализации. Также осмотру подвергается оборудование, поступившее на склад организации после ремонта, сервисного обслуживания или ответственного хранения и сдаваемое под охрану или предлагаемое в аренду.
Таким образом, ситуаций, при которых может понадобиться обследование различных технических изделий, в компаниях бывает достаточно, и каждый раз необходимо сопровождать это действие составлением акта.
В большинстве случаев акт не является самостоятельным документом, а считается приложением к какому-либо договору, акту приема-передачи и т.д.
С какой целью формируется акт
Обычно оформление документа решает сразу несколько задач:
- при помощи него регистрируются все внешние дефекты, повреждения и изъяны;
- проверяется укомплектованность и работоспособность оборудования;
- проводится контроль за его соответствием техническому паспорту и прочим сопроводительным бумагам, в том числе отслеживается то, отвечает ли оно нормам пожарной, санитарной и электробезопасности, прописанным во внутренних Правилах организации и т.д.
Следует отметить, что осмотры бывают разовые, но чаще они проводятся на регулярной основе для предотвращения поломок и сбоев в производственных процессах.
Конечной целью осмотра оборудования и формирования акта является заключение о том, пригодно ли оборудование к дальнейшей эксплуатации и использованию.
Если такое разрешение комиссия дать не может, тогда она должна вписать в акт основания для отказа, в том числе степень износа или уровень неисправности оборудования, возможную стоимость и предварительные сроки ремонта, а также меры, которые необходимо предпринять для устранения найденных дефектов, изъянов и нарушений.
В некоторых случаях, если оборудование уже не подлежит ремонту, на основе акта может быть проведено его списание с баланса организации.
Создание комиссии
Для более полного и детального осмотра оборудования, к этой процедуре привлекается целая комиссия. Обычно она состоит из сотрудников организации, которые работают в разных подразделениях – как правило, это начальники среднего звена: главные инженеры, технологи, заместители директора и пр. Часто в подобных мероприятиях участвуют юрисконсульты и работники бухгалтерии.
Таким образом, специалисты различных профилей могут обрисовать обследуемое оборудование с разных углов зрения. Иногда в состав комиссии включаются и сторонние эксперты, особенно, если дело касается сложных, высокотехнологичных приборов.
Комиссия назначается приказом директора предприятия, который выделяет среди ее членов главное ответственное лицо – председателя.
Особенности оформления акта
Сейчас нет унифицированной формы данного документа, так что работники организаций могут писать его в произвольном виде, или по образцу, разработанному и утвержденному внутри фирмы.
Акт допускается составлять на обычном листе бумаги любого подходящего формата или на бланке компании, от руки или набирать на компьютере. Если используется электронный вариант акта, после окончательного заполнения его надо распечатать и заверить подписями всех членов комиссии (если кто-либо из них отказывается подписывать акт – в нем обязательно следует сделать об этом отметку, указав причину отказа).
Акт нужно делать в нескольких экземплярах: один – для предприятия, и по одному для каждого из лиц, производивших осмотр.
Заверять бланк документа при помощи печати или штампа на сегодняшний день не обязательно – это следует делать только в том случае, если использование штемпельных изделий для удостоверения подобного рода бумаг закреплено в учетной политике предприятия.
Как составить акт осмотра оборудования
Если вам потребовалось составить акт осмотра оборудования, а вы не знаете, с какой стороны к этому подступиться, прочитайте наши рекомендации и посмотрите образец документа.
Для начала в акте заполняется «шапка», куда вписывается:
- наименование предприятия;
- название документа;
- место его составления и дата.
Затем идет основная часть – сюда нужно включить:
- состав комиссии, производящей осмотр. Каждого человека нужно вписывать с указанием его должности, фамилии, имени, отчества. Среди членов комиссии следует выделить председателя – именно он несет львиную долю ответственности за процесс и результаты осмотра оборудования;
- название оборудования, модель, номер, артикул, наименование завода-изготовителя, инвентарный номер и прочие идентификационные характеристики, а также адрес, по которому оно установлено;
- действия, которые были произведены при процедуре обследования (внешний визуальный осмотр, монтаж, демонтаж, запуск, замеры и т.п.);
- результаты осмотра (чем подробнее, тем лучше);
- итог работы комиссии – здесь допускает как высказывание обобщенного мнения экспертной группы, так и индивидуальные выводы каждого члена комиссии.
Если к акту прилагаются какие-то дополнительные документы, фото- или видео-свидетельства – это также нужно обозначить в тексте акта отдельным пунктом. При необходимости бланк можно дополнить и другими сведениями (действуйте по ситуации).
Акт технического состояния оборудования
Формирование акта технического состояния оборудования происходит в случаях, когда необходимо удостоверить работоспособность каких-либо приборов или техники.
Роль и назначение акта технического состояния оборудования
Чаще всего акт технического состояния оборудования необходим при:
- приеме оборудования для дальнейшего использования;
- сдаче его в аренду;
- ревизии имущества предприятия;
- его списании.
Акт содержит в себе информацию о внешнем и внутреннем состоянии оборудования, выявленных дефектах, поломках, браке, а также сведения о мерах, которые нужно предпринять для их устранения, и требуемые на это сроки. Если оборудование не подлежит ремонту, это в акте тоже отражается.
При помощи акта решается сразу несколько важных вопросов:
- Он показывает техническое состояние оборудования, пригодность его к эксплуатации.
- Иногда на основании данного документа составляются претензии к поставщику, арендатору или собственнику оборудования – особенно в тех случаях, когда при его использовании образуются неисправности, приводящие к материальному ущербу или несчастным случаям на производстве.
Таким образом, акт – это очень важный документ. Относиться к его составлению нужно внимательно, детально описывая все нюансы состояния оборудования. В дальнейшем это может позволить избежать необоснованных претензий и, в случае возникновения нештатных ситуаций, быстро установить виновное лицо.
Создание комиссии
Для того, чтобы провести контроль за техническим состоянием оборудования, нужно собрать специальную комиссию из компетентных специалистов. В ее состав обычно входят штатные работники организации: техники, инженеры, монтажники, электрики и т.д. (в зависимости от типа оборудование, которое подвергается контролю).
В некоторых случаях, приглашаются и сторонние эксперты, особенно если того требует специфика проверяемого объекта.
Комиссия назначается отдельным распоряжением директора предприятия.
Методы работы комиссии
Члены комиссии должны обладать определенной, зачастую достаточно высокой квалификацией. Связано это с тем, что в процессе изучения технического состояния оборудования, им приходится знакомиться с проектной и технической документацией, разбирать и собирать приборы, проводить испытания, анализировать объем предстоящей работы (например, если оборудованию требуется дальнейший серьезный ремонт). Вся эта информация вносится в акт.
Общие моменты и особенности составления акта
Если перед вами поставлена задача по освидетельствованию оборудования и составления акта о его техническом состоянии, посмотрите данные ниже рекомендации и ознакомьтесь с образцом документа.
Перед тем, как перейти к описанию этого конкретного акта, приведем некоторые общие сведения, характерные для всех подобных бумаг. На сегодняшний день стандартные формы первичных документов упразднены, так что представители компаний могут писать их в произвольном виде – это касается и акта о техническом состоянии оборудования. При этом, если у вас в организации существует утвержденный шаблон такого документа, лучше следовать ему – это позволит сэкономить время и избавит от необходимости ломать голову над его составом и текстом.
Акт допускается писать на фирменном бланке предприятия или на чистом листе любого подходящего формата (обычно это А4), от руки или на компьютере. При внесении информации надо стараться не допускать неточностей, помарок и исправлений – в дальнейшем они могут сыграть негативную роль при установлении законности документа.
Еще одно важное требование, которое надо учесть в обязательном порядке – заверить бланк автографами всех членов комиссии, присутствовавших при удостоверении технического состояния оборудования.
Печать на бланке нужно ставить только тогда, когда пункт о ее применении для подобного рода бумаг закреплен в учетной политике организации.
Пишется акт в нескольких экземплярах – по одному для каждого члена комиссии. Информация об акте должна быть включена в специальный журнал учета.
После составления акт следует вложить в отдельную папку вместе с другими такими же документами, а после истечения срока хранения – утилизировать, следуя алгоритму, установленному в законе.
Пример акта технического состояния оборудования
Формулируя текст акта, учитывайте, что он должен отвечать определенным правилам деловой документации.
В самом начале акта находится так называемая «шапка» — сюда вписывается:
- название организации, которая проводит обследование оборудования;
- наименование документа;
- дата и место (населенный пункт) его составления;
- состав комиссии, т.е. пишутся должности, фамилии-имена-отчества представителей предприятия, участвующих в данной процедуре.
Далее идет основная часть, в которую вписываются:
- идентификационные параметры оборудования (марка, модель, серия, год выпуска, номер завода-изготовителя и инвентарный, адрес места установки и т.п.);
- мероприятия, проведенные для проверки технического состояния оборудования;
- сведения о выявленных неисправностях, дефектах, поломках, а также о возможности, сроках и вариантах их ремонта;
- информация об испытаниях (если они проводились).
При необходимости эту часть бланка можно расширить (в зависимости от потребностей участников комиссии и индивидуальных особенностей объекта). В акт обязательно вносятся все прилагающиеся к нему дополнительные бумаги (например, технический паспорт).
В завершение члены комиссии делают вывод о техническом состоянии оборудования и подписывают акт.
Акт осмотра электроустановки
Эксплуатируемые организациями электроустановки должны время от времени подвергаться профессиональному осмотру, итогом которого является формирование специального акта.
Основные правила осмотра электроустановок
Обычно порядок осмотра электроустановок прописывается в локальной документации организации. Таким образом, эта процедура всегда индивидуальна, но есть и общие принципы ее проведения.
Для начала на предприятии выпускается приказ от лица директора, в котором назначается комиссия, прописываются ее цели и задачи. Затем избранные лица в указанное время проводят осмотр оборудования и по его результатам составляют специальный акт.
Акт осмотра выступает в роли отчетного бланка, на основе которого проводятся все дальнейшие действия в отношении осмотренных электроустановок.
Создание комиссии
Как уже было сказано выше, к осмотру электроустановок привлекается специальная комиссия. В ее состав входят работники из разных структурных подразделений организации, в том числе имеющие специальное образование и нужную квалификацию: электрик, инженер по охране труда и, по необходимости – к примеру, юрист или бухгалтер.
Учитывая, что речь идет об электроустановках, к осмотру могут быть привлечены и эксперты из сторонних компаний.
Для чего составляют акт осмотра электроустановки
Формирование данного акта необходимо для решения сразу нескольких задач:
- в нем фиксируются все видимые неисправности, дефекты и повреждения электроустановки;
- осуществляется контроль на предмет ее комплектации и пригодности в дальнейшей работе;
- проверяется, насколько оборудование отвечает сопроводительной документации, в том числе техническому паспорту и т.д.;
- устанавливается, соответствует ли электроустановка нормам электро- и пожарной безопасности, а также прочим правилам охраны труда, принятым на предприятии.
Периодичность проверок
Частота осмотра электроустановок определяется в индивидуальном порядке. Они могут проводиться единовременно, но чаще, все же делаются на регулярной основе.
Систематичность осмотров дает возможность предотвратить поломки и сбои в текущих производственных работах, а значит и избежать финансовых потерь.
Что делать, если в ходе осмотра обнаружены неисправности или дефекты
Даже при часто проводимых проверках неисправности исключать нельзя. В этом случае комиссия, производящая осмотр, должна дать заключение о том, что обследуемая электроустановка не годится для дальнейшей эксплуатации.
В акт вносится подробное описание оборудования, степень износа или характеристика повреждения, предварительная стоимость ремонта и его срок.
Если же электроустановка признается неисправной настолько, что ее ремонт невозможен, то на основе этого акта в дальнейшем бухгалтерия проводит ее списание.
Форма документа
Еще до 2013 года представители предприятий и организаций обязаны были использовать унифицированные формы актов. На сегодняшний день эта норма отменена, поэтому сейчас работники компаний могут смело формировать акты в произвольном виде. Исключение составляют те случаи, когда внутри фирмы есть собственный шаблон документа, утвержденный в ее учетной политике – тогда акт нужно создавать по этому стандарту.
Оформление акта осмотра электроустановки
Также как к формату акта, к его оформлению никаких строгих критериев не предъявляется. То есть данный акт можно заполнять в компьютере или писать собственноручно.
Только одно условие при этом нужно соблюсти: если акт делается в электронном виде, его надо будет распечатать. Это необходимо для того, чтобы участники комиссии, участвующие в его составлении, имели возможность под ним расписаться.
Заверять акт при помощи печати необязательно (она нужна только тогда, когда ее применение является указанием со стороны руководства фирмы).
Для распечатывания подойдет как фирменный бланк (с указанными на нем реквизитами и логотипом), так и обыкновенный лист бумаги.
Как и где фиксировать информацию о документе
Любые бланки, формируемые в организации (приказы, акты, служебные и докладные записки, договоры, счета и т.д.), должны быть зарегистрированы специальным образом.
Обычно для этого применяются журналы учета, которые ведутся по каждому наименованию документов отдельно. Должен такой журнал вестись и в отношении актов осмотра оборудования – сюда вписывается название документа, его номер и дата составления.
Хранение акта
В отношении данного акта применяются общие правила хранения. Для начала заполненный и подписанный акт нужно вложить в отдельный файл или папку, в которой содержатся все ранее сформированные подобные документы. Здесь он должен находиться период времени, обозначенный в законодательстве или прописанный в локальной документации компании.
По прошествии этого срока (но не ранее), бланк акта следует отправить в архив или утилизировать по установленному регламенту.
Образец акта осмотра электроустановки
Если перед вами встала задача по формированию акта осмотра электроустановки, с которым вы прежде дела не имели, рекомендуем посмотреть приведенный ниже пример – на его основе вы сможете сформировать собственный бланк.
- название организации;
- наименование документа;
- номер, место (населенный пункт) и дату его составления.
После этого переходите к основной части. Здесь укажите:
- объект, в котором находятся электроустановки, а также адрес, по которому он расположен;
- состав комиссии: должности и ФИО сотрудников организации и прочих присутствующих при осмотре лиц;
- информацию о самих электроустановках: их название, тип, номер, год изготовления, срок эксплуатации и прочие идентификационные параметры;
- результаты осмотра. А именно, если в ходе мероприятия были установлены какие-то повреждения или найдены неисправности, это нужно обязательно отразить в акте. Если все в норме, в акте это следует также отметить.
В конце комиссия выносит свой вердикт, и каждый из ее членов удостоверяет документ при помощи своей подписи.